Workflows & Nachfassen

Was kann ich mit Formli Workflows automatisieren?

Du kannst nach einer neuen Einsendung automatische E-Mails senden, Wartezeiten einbauen, Wege anhand von Formularwerten starten und mit „Antwort prüfen“ kontrolliert entscheiden, ob ein Nachfassen gestoppt oder fortgesetzt werden soll.

Kann ein Workflow je nach Formularantwort unterschiedliche Wege starten?

Ja. Ein Workflow kann mehrere Wege enthalten. Jeder Weg kann eine eigene Bedingung erhalten, zum Beispiel abhängig von einem Auswahlfeld oder einem bestimmten Formularwert. Mehrere passende Wege können unabhängig voneinander starten.

Wie funktioniert „Antwort prüfen“?

Nach einer Wartezeit kann Formli eine interne Antwortprüfung per E-Mail senden. Bei „Ja, Antwort erhalten“ wird die Einsendung auf „Beantwortet“ gesetzt und das automatische Nachfassen gestoppt. Bei „Nein, keine Antwort“ läuft der Workflow beim nächsten Baustein weiter.

Kann ich nach „Nein, keine Antwort“ wieder eine E-Mail oder Wartezeit einbauen?

Ja. Der Nein-Zweig kann mit weiteren E-Mails, Wartezeiten oder einem weiteren „Antwort prüfen“-Baustein fortgesetzt werden. So bleibt das Nachfassen kontrolliert und wird nicht blind automatisch ausgeführt.

Kann ich „Antwort prüfen“ direkt in der Einsendung beantworten?

Ja. Offene Antwortprüfungen erscheinen direkt in der Einsendungsdetailansicht mit „Ja, Antwort erhalten“ und „Nein, noch keine Antwort“. Bei Nein zeigt Formli vorher an, welcher Baustein als Nächstes ausgeführt wird. Aktive Workflow-Wege können dort bei Bedarf auch einzeln gestoppt werden.

Sehe ich bei einer Einsendung, welcher Workflow gerade läuft?

Ja. In der Einsendungsdetailansicht wird der Workflow-Stand mit Workflow, Weg, erledigten Bausteinen, aktuell wartendem Schritt und dem weiteren Verlauf angezeigt.

Kann ich Workflows auch bei Kontakten nachvollziehen?

Ja. Kontakte werden nach E-Mail-Adresse zusammengeführt. In der Kontaktansicht siehst du alle Einsendungen dieser Adresse und kannst pro Einsendung den jeweiligen Status und Workflow-Verlauf öffnen.

Wie werden Wartezeiten im Workflow ausgeführt?

Zeitversetzte Schritte werden serverseitig durch den Formli Workflow-Runner verarbeitet. Der Runner wird regelmässig per Cron gestartet, damit fällige Workflows zuverlässig weiterlaufen.

Was passiert, wenn eine Workflow-E-Mail vorübergehend nicht gesendet werden kann?

Formli versucht fehlgeschlagene Workflow-E-Mails automatisch erneut. Nach bis zu drei Versandversuchen wird der Workflow als fehlgeschlagen markiert und im Dashboard unter „Aufmerksamkeit“ sichtbar.

Sind Workflows im Preis von 3 CHF pro Monat enthalten?

Ja. Die Formli-Funktionen inklusive Formular-Builder, Einsendungen, Kontakte, SMTP und Workflows sind im Preis von 3 CHF pro Monat enthalten. Die Abrechnung erfolgt jährlich mit 36 CHF.